Инструкция к Академика: Учет путевых листов для 1С ERP. О программе: «Академика: Учет путевых листов для 1С ERP» – это компьютерная программа для предприятий, управляющих собственным автопарком. Этот подключаемый модуль для 1C:ERP помогает автоматизировать и упростить процесс оформления и контроля путевых листов, обеспечивая точный учет топлива, ГСМ и движения автотранспорта.
С помощью модуля вы сможете быстро формировать путевые листы и печатать необходимую документацию в несколько кликов. Функция контроля пробега позволит точно учитывать каждый километр и расход топлива, исключая ошибки ручного ввода. Благодаря интеграции с 1C:ERP, вы легко регистрируете и контролируете движение топлива между складами или баками, отслеживаете остатки топлива и автоматически рассчитываете расход масла на основании данных по топливу.
Ведение учета водителей и электронных карт АЗС поможет систематизировать информацию и сделать процессы понятными. Используя «Академика: Учет путевых листов», вы не только экономите время, но и улучшаете контроль над расходами, повышаете точность ведения учета и упрощаете подготовку отчетов.
Модуль не изменяет принципы работы 1C:ERP и не требует дополнительного лицензирования, что делает доступным решением для эффективного управления транспортом на вашем предприятии.
Инструкция к модулю «Академика: Учет путевых листов для 1С ERP»
Для начала работы с путевыми листами необходимо заполнить нормативно-справочную информацию.
В справочнике «Зоны доставки» создаём пункты, откуда может отправляться и куда может прибывать транспорт с адресами. Данная информация в последующем будет использоваться в документе «Путевой лист».
Далее, в справочнике «Категории дорог» необходимо создать названия дорог с указанием их типа (внутриреспубликанский или международный).
Необходимо так же настроить методы оплаты которые используются при заправке топлива, для этого заходим В справочник «Методы оплаты», нажимаем создать, выбираем один из трех вариантов оплаты:
— при выборе метода «Наличные» нужно только выбрать из списка сам метод «Наличные», организацию и внести наименование, которое будет использоваться в путевых листах.
— при оформлении корпоративной карты дополнительно нужно выбрать физ. лицо и автоматически подтянется номер его лицевого счета.
— при оформлении электронной карты дополнительно нужно выбрать контрагента и договор из списка.
Настройка методов оплаты позволяет привязать конкретный метод оплаты к старне в которой происходит заправка и автоматически его подтягивать при заполнении документа путевой лист
Далее переходим в справочник «Транспортные средства» где мы можем создать карточки транспортных средств, которые будут указываться в путевых листах, для создания новой карточки Транспортного средства, необходимо нажать на кнопку «Создать» — откроется пустая карточка, где необходимо указать следующие данные:
- Гос. номер
- Марка автомобиля
- Его Тип (грузовые, легковые, прицеп). Если необходимого нет в списке, создать нужное можно по кнопке «Создать»
- Поле Наименование заполняется из поелй «гос. номер» и «марка»
- выбрать Основное средство из справочника основных средств предварительно создав его.
- Выбрать тип двигателя (Дизельный, газовый, бензиновый)
- Основной вид топлива и реагент выбираем из списка номенклатуры
- Склад списания топлива нужно выбрать из списка складов, который так же предварительно создается.
- Если на транспортном средстве установлен датчик учета топлива, то проставить галочку.
- В случае если транспортное средство двигается с прицпепом, то необходимо создать транспортное средство с типом «Прицеп» и выбрать его в данной карточке.
После заполнения всей справочной информации необходимо внести остатки топлива по транспортным средствам, для этого необходимо создать документ «Ввод начальных остатков по транспорту» и зафиксировать остатки топлива на транспортных средствах. открываем документ, выбираем транспортное средство которому необходимо внести первоначальный остаток, гос номер и тип гсм проставляются автоматически из карточки транспортного средства, нам необходимо проставить количество топлива и пробег или моточасы в зависимости от типа транспортного средства. Одним документом можно ввести остатки по всем транспортным средствам. Для этого в документе необходимо нажать «заполнить» чтобы в таблица заполнилась всеми созданными карточками транспортных средств.
одновременно с созданием «Ввода остатков по транспорту» нужно создать типовой документ «Ввода начальных остатков собственных товаров» для ввода остатков по складу, который мы создали для карточки транспортного средства. В данном случае необходимо создавать документ на каждый склад (транспортное средство) отдельно.
Для задание норм расхода по виду ГСМ и категории дороги необходимо создать документ «Установка норм расхода ГСМ». Внутри документа, выбираем тип нормы зимняя или летняя в зависимости от сезонной принадлежности, выбираем транспортное средство, затем категорию дороги, которую ранее создавали и устанавливаем норму пробега. При необходимости можно установить норму на пробег с грузом, норму на простой, на моточас и обогрев. Одним документом можно заполнить нормы по всем Транспортным средствам в зависимости от сезона.
Так же имеется возможность закрепить технику за работниками, для этого создаем документ «Закрепление техники», где необходимо указать дату закрепления, закрепляемую технику и ответственного за эксплуатацию из списка физ. лиц. После чего можно будет распечатать Приказ о закреплении техники за работниками
После заполнения всей необходимой информации можно приступить к оформлению путевого листа. В документе «Путевой лист» задается номер путевого листа, дата формирования документа,
- на вкладке «Основное» выбирается транспортное средство, водитель и дата выезда — остальные реквизиты заполняются автоматически с учетом введенной нормативно-справочной информации на текущую дату по конкретному транспортному средству.
На вкладке «Задания» существуют следующие поля для заполнения:
— документ основание: это может быть заказ клиента или реализации товаров и услуг
— наименование груза
— номер и дата ТТН
данные поля являются не обязательными к заполнению
Заполняем пункт отправки и пункт прибытия
Дату отправки и дату прибытия если таковая информация имеется
Страну
— выбираем категорию дорог
— вид гсм заполнится в зависимости от транспортного средства, выбранного на вкладке «Основное»
— Выбираем тип нормы
— текущий пробег заполняется автоматически после того как проставится «пробег всего»,
— остальные столбцы заполняются по необходимости в зависимости от типа транспорта.
Также если производится заправка в пути, то необходимо отразить это в нижней табличной части. Здесь указавыем дату заправки, топливо которым заправлялись, количество, сумму, валюту и метод оплаты.
Далле нажимаем рассчитать для отображения расхода топлива
В случае, если расход по факту не сходится с расходом по норме, то необходимо установить флажок «Ручной расчет» и откорректировать значение в поле «Расход по факту» и снова нажать рассчитать.
В данном модуле имеется возможность перемещения топлива из автомобиля, для этого необходимо создать документ «Перемещение топлива». В документе необходимо выбрать вид операции из таких как заправка на складе, слив топлива или передача на другой транспорт, в нашем примере выбираем операцию слив топлива, указываем вид перемещаемого топлива и количество. Далее выбираем транспортное средство с которого сливается топливо и транспортное средство которое заправляется. Так же в документе можно указать путевой лист, в рамках которого данная операция происходит.
При проведении документа «Перемещение топлива» автоматически будет создан документ «Перемещение товаров» для регистрации движений по регистрам программы. Важно оформлять перемещение топлива по путевому ДО списания на расходы и начала работы с другим путевым по этому транспортному средству.
Необходимо так же отражать поступления и списания топлива по путевым листам. это можно сделать из самого путевого листа отдельно на каждый лист Для этого необходимо зайти в «Путевой лист поменять статус на «закрыт» и провести документ, затем выбрать. — Создать на основании – если отражается заправка по электронной карте то выбирается Приобретение товаров и услуг, для отражения поступления топлива по корпоративной карте или наличными должен создаваться документ «Авансовый отчет».
Если необходимо создать документ на основании нескольких путевых – то необходимо воспользоваться обработкой «Поступление топлива по путевому листу». В ней мы указываем период, за который отбираются путевые, транспортное средство, после чего перейдя на вкладку «Путевые листы» нужно нажать кнопку «Заполнить». По заданным параметрам отразятся путевые листы. Если подобраны все необходимые путевые листы, то далее нужно нажать кнопку «Выполнить».
Аналогично работает со списанием топливо, можно создать из самого документа путевого листа. Для этого необходимо зайти в «Путевой лист» — Создать на основании – Списание на расходы. Или же воспользоваться обработкой «Списание топлива по путевому листу» В обработке необходимо задать период, за который необходимо брать в расчет путевые листы и выбрать транспортное средство. Также если необходимо задать определенную дату списания, отличную от текущей даты, то нужно установить флажок «Дата списания» я выбрать дату. При необходимости группировки списания по складу (транспортному средству) нужно установить флажок «Группировать по складу». Также нужно задать режим записи документа (создавать новый документ списания или перезаписывать уже ранее созданный). Далее аналогично с «Поступлением» переходим на вкладку «Путевые листы», нажимаем кнопку «Заполнить» и «Выполнить» для автоматического создания документов «Списание на расходы»
Для контроля за расходом и поступлением топлива в данном модуле существует отчет накопительная ведомость учета топливо, в котором можно отследить по одному или нескольким транспортным средствам движения поступления и расхода топливо за определенный период.
В конце стоит отметить что модуль путевые листы позволяет оперативно отслеживать данные по всем транспортным средствам компании, иметь полное представление о выездах, заправках и расходах топлива. Простой и интуитивный функционал делает данный модуль незаменим помощником в работе транспортной службы. На этом все, спасибо за внимание
Скачать инструкцию также можно по ссылке >>