В данной статье мы рассмотрим процесс проведения пересчёта в системе складского учёта 1С:ERP Управление предприятием, формирование инвентаризационной описи и складских актов с использованием помощника оформления складских актов, а также формирование номенклатуры иного качества и акта порчи на основании результатов пересчёта
Документ пересчёта в 1C:ERP
Формирование документа пересчёта осуществляется в рабочем месте «Склад и доставка» — «Излишки, недостатки, порчи» — «Пересчёты товаров» (Рис.1.1).
Этапы проведения инвентаризации на складе:
- Выдача задания на пересчёт.
- Пересчёт товаров.
- Фиксация результатов пересчёта.
- Оформление складских актов: списания, оприходования, порчи товаров.
При помощи документа «Пересчёт товаров» можно выполнить фиксацию учётного и фактического количества товаров на складе, а также регистрацию отклонений фактического количества от учётного.
Оформление пересчёта товаров может быть произведено для складов с ордерной и неордерной схемой документооборота. В случае ордерной схемы обязательно использование статусов пересчёта – данная функция настраивается в карточке склада. Если используется неордерная схема, возможно проводить пересчёт без использования статусов.
Статусы позволяют более детально контролировать процесс пересчёта на различных этапах. При отсутствии детализации контроля по статусам в любой момент проведения пересчёта доступны различные манипуляции при работе с номенклатурой (добавление, изменение качества, заполнение по отбору, заполнение фактического количества, ввод расхождений).
В дальнейшем мы рассмотрим проведение пересчёта с использованием статусов, чтобы отразить особенности пересчёта на различных этапах процесса.
Этапы пересчёта в 1C:ERP
В рабочем месте «Пересчёты товаров» подсистемы «Склад и доставка» через кнопку «Создать» создаётся новый документ пересчёта (Рис.2.1).
Первое, что присутствует в данном документе – это статус (Рис.2.2).
Для начала выбираем статус «Подготовлено» — это отражает этап подбора товаров к пересчёту.
На вкладке «Основное» заполняется склад, на котором проводится пересчёт, ответственный – по умолчанию, это текущий пользователь. Также указывается исполнитель – лицо, непосредственно отвечающее за фактический подсчёт товаров на складе. Флаг «Печатать количество по учёту» выводит учётное количество товаров в задание на пересчёт – без этого флага в задании будут отражены только номенклатурные позиции (Рис.2.3).
На вкладке «Товары» осуществляется подбор товаров к пересчёту. Есть возможность добавлять товары вручную по одной позиции – через кнопку «Добавить». Данный способ подходит для выборочного пересчёта определённых позиций. Кроме выбора номенклатуры по наименованию из справочника номенклатуры, есть возможность подбора позиций по штрихкоду – соответствующей кнопкой «Поиск по штрихкоду» (Рис.2.4).
Если необходимо вывести большой список товаров к пересчёту, в программе есть возможность осуществить отбор. В реквизите «Отбор» для настройки необходимо нажать на три точки. Это откроет окно редактирования отборов (Рис.2.5).
В данном окне мы видим, что для данного пересчёта действует отбор «есть остатки» — то есть, в пересчёт попадут все товары, количество которых в системе на данном складе не равно нулю.
Кроме этого есть возможность настроить отбор по определённой номенклатуре, сегменту, характеристике. Можно настроить отбор по условию «Равно» или «Не равно» — т.е., если брать отбор по номенклатуре, в первом случае выведется только номенклатурная позиция, указанная в поле «Значение», во втором случае – все, кроме указанной позиции. Настройки отбора позволяют также указать несколько значений для отбора либо несколько исключений: к примеру, если выбрать вид сравнения «В группе из списка» — появляется возможность подобрать несколько номенклатурных позиций. Отбор будет осуществляться по указанным значениям. Те же правила можно использовать, если нужно провести пересчёт номенклатуры с определённой характеристикой или по сегментам номенклатуры, или по любому другому элементу отбора.
В левой части экрана можно выбрать иные отборы, к примеру – по виду номенклатуры или по дате выхода срока годности. Настройки отбора задаются индивидуально, исходя из нужд пользователя, и позволяют избежать ручного подбора большого количества номенклатурных позиций в список к пересчёту.
Для данного примера оставим стандартную настройку отбора «Есть остатки». Для применения настроек отбора необходимо нажать кнопку «ОК» (Рис.2.6).
После настройки отбора необходимо нажать кнопку «Заполнить по отбору». Это действие автоматически заполнит табличную часть номенклатурными позициями, соответствующими отбору. В зависимости от настроек номенклатуры и склада, для позиций может указываться либо не указываться серия номенклатуры (Рис.2.7).
После подбора позиций по отбору сохраняется возможность отредактировать список позиций вручную – к примеру, можно выделить позиции, которые в отборе не нужны, и удалить их, нажав кнопку «Delete».
Обратите внимание – в статусе «Подготовлено» нет возможности заполнить данные по факту или распечатать бланк задания на пересчёт. Однако есть возможность провести документ (Рис.2.8).
Для распечатки бланка задания необходимо поставить статус «В работе». Перед печатью необходимо снова провести документ с новым статусом и нажать кнопку «Печать» (Рис.2.9).
С нашими настройками присутствует поле «Количество по учёту» (Рис.2.10).
Если убрать флаг с вкладки «Основное», бланк заданий будет печататься без учётного количества.
Для внесения остатков по факту, необходимо указать статус «Внесение результатов» — после его установки станет доступным для ввода поле «По факту» в табличной части. Значения можно указывать вручную. Также можно заполнить все имеющиеся позиции остатками по учёту. После заполнения данных фактически остатков по учётным сохраняется возможность редактировать отдельные строки товара. При наличии расхождения появляется информация о его характере в поле «Отклонение» (Рис.2.11).
Если необходимо добавить в список позицию, которая не числится по учёту, необходимо нажать кнопку «Добавить» и внести данную позицию вручную, указав фактическое количество (Рис.2.12).
Номенклатура иного качества
Если необходимо отразить порчу товара, есть возможность подбора товара иного качества прямо в форме пересчёта. Для этого необходимо выбрать позицию, для которой будет отражаться порча, и нажать на кнопку «Разбить строку» (Рис.3.1).
В появившемся окне необходимо внести количество товара иного качества и нажать кнопку «ОК» либо «Enter» на клавиатуре (Рис.3.2).
Строка автоматически разбилась на две – пока что одинаковых – но с различным количеством.
Выбираем строку с указанным нами количеством бракованных позиций и нажимаем кнопку «Изменить качество» (Рис.3.3).
Открывается окно выбора товара иного качества. Если для данной номенклатурной позиции уже были созданы товары с иным качеством, они будут отражены в данном окне. Если нет (либо если те, что созданы, нам не подходят) – их можно создать прямо здесь, нажав на кнопку «Создать» — и выбрав градацию качества (либо ограничено годный, либо негодный) (Рис.3.4).
Это действие откроет окно создания новой номенклатуры, где уже автоматически будет прописано наименование с указанием на качество и выбрано значение соответствующего реквизита «Качество». Если необходимо, можно изменить вид номенклатуры, единицы хранения или группу финансового учёта. После внесения изменений (если они необходимы) нужно нажать кнопку «Записать и закрыть» (Рис.3.5).
Созданный товар иного качества, соответствующий выбранной номенклатуре, появится в окне выбора товара другого качества. Выделяем его и нажимаем кнопку «Выбрать» (Рис.3.6).
Таким образом, мы уменьшили товар исходного качества на указанное количество и добавили строку с товаром иного качества.
Результаты пересчёта
После внесения результатов необходимо снова провести документ. Обратите внимание – если до этого документ пересчёта не был проведён в статусе «В работе», провести его при «Внесении результатов» не получится – сначала необходимо провести вариант документа в статусе «В работе».
Для того, чтобы зафиксировать результаты пересчёта, распечатать соответствующие печатные формы и оформить складские акты, необходимо изменить статус на «Выполнено». При данном статусе нельзя вносить изменения в табличную часть – менять количество или список номенклатурных позиций (Рис.4.1).
В данном статусе доступна печать таких форм, как результат пересчёта товаров (Рис.4.2).
По результатам пересчёта можно также сформировать инвентаризационную опись, нажав «Печать» — «Инвентаризационная опись». Опись является не только печатной формой, но и документом. В появившемся окне указываются все описи на выбранный период. Если описи не были сформированы, их можно создать, нажав на соответствующую ссылку (Рис.4.3).
Указывается организация и период проведения инвентаризации. После формирования опись можно просмотреть, при необходимости указать вид цен и комиссию (Рис.4.4).
Комиссия выбирается из соответствующего справочника. При необходимости комиссию можно создать из данного окна. Для комиссии указывается наименование, организация, основание созыва комиссии, его номер и дата подписания. Указывается председатель и его должность, добавляются члены комиссии, для которых также указываются должности.
Для вывода на печать документ «Инвентаризационная опись» необходимо провести. Однако до того, как распечатать опись или сличительную ведомость, необходимо по результатам пересчёта оформить складские акты. Сделать это можно двумя способами: вручную оформить акты по всем расхождениям или использовать помощник оформления складских актов.
Для того, чтобы оформить акты вручную, необходимо в документе «Пересчёт товаров» нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать, какие складские акты формируются на основании пересчёта – оприходование, списание, пересортица или акт порчи (Рис.4.5).
Данный способ подходит для неордерных складов. При использовании данного метода необходимо проверять, по всем ли пунктам расхождения сформированы акты.
В случае использования ордерной схемы документооборота сформировать акты можно при помощи помощника. В журнале пересчётов, а также в самом документе пересчёта при отсутствии сформированных актов появляются соответствующие ссылки: в журнале она находится вверху (Рис.4.6), в документе – внизу, на вкладке «Основное» (Рис.4.7).
Переход по этим ссылкам перенаправляет пользователя на окно помощника оформления складских актов.
Первый этап работы с помощником – настройка. Указывается склад – так как мы перешли в помощник из конкретного документа, по умолчанию, склад из выбранного пересчёта указывается здесь. Выбирается период инвентаризационной описи – для дальнейшего оформления будут взяты все пересчёты, оформленные за этот период. Данные о количестве рассчитываются по остаткам организаций на конец периода и данным формируемых складских актов.
Далее указывается дата, на которую будут сформированы складские акты. Дата должна входить в период инвентаризационной описи. Если необходимо, можно установить отбор и формировать складские акты только по выбранной номенклатуре или группам номенклатуры.
Далее указываются виды цен, которые будут отображаться в складских актах, инвентаризационной описи и сличительной ведомости. Цены могут отражаться по себестоимости либо по одному из настроенных видов цен (Рис.4.8).
После завершения настройки необходимо нажать на кнопку «Далее».
Следующий этап – определение количества формируемых складских актов. Данное рабочее место представляет из себя три ока: списываемые товары – товары с недостачей по фактическому количеству; приходуемые товары – товары с излишком по фактическому количеству; и товары, зачитываемые по пересортице и порче. По умолчанию все товары, по которым зарегистрированы расхождения, группируются в двух первых окнах. До продолжения оформления складских актов рекомендуется сначала зачесть все порчи и пересортицы, чтобы товар, который необходимо оформить как порчу, не сформировал акты оприходования и списания. Производится это действие соответствующей кнопкой.
Система самостоятельно подобрала товары различного качества, по которым в ходе пересчёта были зарегистрированы расхождения.
Если товары с расхождениями не могут сформировать пересортицы или порчи, при нажатии на данные кнопки возникнет соответствующее уведомление системы.
Таким образом, у нас должен сформироваться акт списания на 1 единицу флиса; оприходование на две единицы фасада т303 и на одну единицу футера. Также должен сформироваться акт порчи на 2 единицы хлопка с переводом их в хлопок ограниченного качества (Рис.4.9).
Для продолжения необходимо нажать на кнопку «Далее». В следующем окне есть возможность распределить формируемые складские акты на конкретные организации. Можно сделать это на каждую операцию, отмечая организацию. А также можно распределить акты по организациям согласно остаткам товаров организаций (Рис.4.10).
После распределения товаров по организациям необходимо нажать кнопку «Далее».
После этого откроется окно проведения складских актов. В данном окне мы видим инвентаризационную опись по организации, на которую были распределены остатки товаров, а также каждый из актов. Галочкой на иконке складского акта отмечается проведение документа. Внизу страницы возникают уведомления, сообщающие причины, по которым не были проведены те или иные акты. Необходимо перейти к документам, которые не были проведены, заполнить недостающую информацию и провести их (Рис.4.11).
После проведения всех складских актов необходимо нажать кнопку «Готово».
После проведения данных действий уведомление об отсутствии оформленных складских актов исчезло из документа пересчёта. Также на вкладке «Основное» указывается, что документ учитывается в инвентаризационной описи.
Для вывода инвентаризационной описи или сличительной ведомости на печать необходимо нажать кнопку «Печать» и выбрать инвентаризационную опись, по которой будет выводится информация. При необходимости созданные инвентаризационные описи можно отредактировать, открыв их из данного окна. Для сохранения изменений описи необходимо провести.
Если редактировать данные не нужно — необходимо нажать на кнопку «Печать», выбрав перед этим печатную форму — инвентаризационная опись или сличительная ведомость (Рис.4.12).
Сформированные складские акты доступны к просмотру в рабочем месте «Склад и доставка» — «Излишки, недостатки, порчи» — «Складские акты». В данном журнале отражаются инвентаризационные описи, акты порчи, оприходования излишков и списания недостач (Рис.4.13).
