Академика: Бухгалтерский учёт позволяет автоматизировать учёт заработной платы, используя плановые и разовые начисления, удержания, больничные, отпуска и табель рабочего времени. Академика: Бухгалтерский учет –оригинальная конфигурация 1С:Бухгалтерия на платформе 1С: Предприятие 8.3. Разработана специалистами Академ и К для комплексной автоматизации бухгалтерского учета.
Для корректного использования механизмов Академика: Бухгалтерский учёт предполагается установка функциональных опций «Использовать начисление зарплаты» и «Использовать кадровый учет». Для их активации следует в меню «Справочники и настройки учета» выбрать «Настройка параметров учета» и на закладке «Сотрудники и зарплата» выбрать:
- Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся в этой программе,
- Учет расчетов с персоналом ведется по каждому работнику,
- Ведется полный кадровый учет (используются кадровые документы).
Для увеличения откройте рис. в новом окне*
Также для корректного использования следует предварительно заполнить и далее поддерживать в актуальном состоянии все справочники, перечисленные на закладке «Сотрудники и зарплата» в разделе справочники и настройки. Часть из этих справочников может быть заполнена автоматически или при обновлении конфигурации, часть может получить актуальные данные с портала ИТС, а часть требует заполнения пользователем. В данной статье мы не будем подробно касаться особенностей заполнения этих справочников, считая их корректно заполненными актуальными данными.
- Справочник «Физически лица» заполняется пользователем.
- Справочник «Должности» заполняется пользователем. Для кода ОКРБ «Занятия» возможен подбор из классификатора. Классификатор можно заполнить как вручную, так и из файла, входящего в поставку конфигурации.
- Справочники «Начисления» и «Удержания» (технически это планы видов расчета, а не просто справочники) заполняется пользователем.
- Справочник «Производственные календари». Изначально предполагается и автоматически заполняется из ежегодного шаблона только календарь Республики Беларусь, но можно добавить и другие.
- Справочник «Графики работы» заполняется пользователем на период, обычно на базе производственного календаря. Если производственный календарь обновляется автоматически каждый год при обновлении конфигурации, то графики работы при этом сами автоматически обновляться не будут.
- Справочник «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учёте» заполняется преимущественно пользователем. Имеется несколько специализированных предустановленных значений, но для полноценного учёта ЗП их недостаточно. (При заполнении счетов стоит обратить внимание на список разрешённых проводок, имеющийся в системе).
- Справочник «Зарплатные проекты» не обязателен для заполнения.
- Справочник «Статьи затрат по налогам (взносам) с ФОТ» заполняется пользователем. Рекомендуется заполнить хотя бы статьи для ФСЗН и Белгосстраха.
- Справочник «Виды вычетов по подоходному налогу» является полностью предустановленным, но рекомендуется контролировать актуальность заполнения кодов сведений о доходах.
- Регистр «Размеры вычетов по подоходному налогу» заполняется как при обновлении конфигурации поставщиком (только новые значения), так и через сервис ИТС при наличии действующей подписки. Можно заполнять и вручную. Доступен в пункте «Настройки учета зарплаты» на закладке «Налоги и взносы с ФОТ».
- Справочник «Виды доходов по страховым взносам» является предустановленным, но следует контролировать заполнение вычета, если таковой имеется.
- Справочник «Виды доходов подоходного налога» является предустановленным. Здесь можно настроить историю вычетов, но этот механизм является устаревшим и оставлен для совместимости с ББ. Пользоваться им не рекомендуется.
- Справочник «Виды расчетов среднего заработка» является частично предустановленным. (Всегда можно заново заполнить настройки по умолчанию). Но перед началом ведения учета
Для увеличения откройте рис. в новом окне*
следует проконтролировать параметры реквизитов согласно учету на вашем предприятии. Также следует учесть, что любые изменения уже заполненных элементов здесь крайне нежелательны, если уже были заполнены и тем более начислены какие-то начисления зарплаты.
- Справочник «Причины начисления меньше МЗП» является частично предустановленным, но можно добавить новые пункты.
- Справочник «Способы выплаты зарплаты» должен содержать минимум два предустановленных значения с идентификаторами — «Аванс» и «Зарплата» для возможности оформления выплат в банк или через кассу. Можно добавить дополнительные, для которых следует обозначить счёт учета, если отличается от стандартного.
- Регистр «Отпуска будущих периодов (значения по умолчанию)» заполняется пользователем в разрезе подразделений. Начиная с указанной даты в документ «начисление зарплаты» автоматически будут подбираться расходы будущих периодов выбранные на подразделение.
- Регистр «Константы для расчета зарплаты» заполняется при обновлении конфигурации поставщиком, но тут можно заполнить значения на требуемые периоды и вручную.
- Регистр «Константы для расчета зарплаты (пособия на детей)» аналогично при обновлении конфигурации и также может быть заполнен/отредактирован вручную при необходимости.
Cхема учёта заработной платы в Академика: Бухгалтерский учёт
- Учет ведётся по сотрудникам. «Сотрудники» — это отдельный справочник, разные записи которого могут соответствовать одной записи в справочнике «Физические лица». Т.е. если работник принят как по основному месту работы, так и по совместительству, предполагается, что это разные сотрудники, но с одним физическим лицом.
- Учет ведётся в разрезе начислений и удержаний. При этом постоянные начисления могут быть указаны сразу при приёме на работу в соответствующем кадровом документе. Тогда как постоянные удержания только в документе «Постоянные начисления, удержания». При этом ни кадровые документы, ни документы самих начислений/удержаний (постоянных или разовых), ни документы расчётов больничных отпусков и т. д. не осуществляют бухгалтерских проводок. Начисления и удержания могут быть как первичными, так и зависимыми нескольких уровней. Зависимые рассчитываются от сумм базовых, указанных в их профиле.
- Основной массив бухгалтерских проводок формирует документ «Начисление зарплаты». Остальные документы служат для частичной автоматизации его заполнения и расчётов.
Для увеличения откройте рис. в новом окне*
Пример схемы автоматизации заполнения документа «Начисление зарплаты» в Академика: Бухгалтерский учёт:
а) На основании записи справочника «Производственный календарь» формируется записи справочника «Графики работы».
б) Сотрудникам при приёме на работу или при кадровом перемещении назначается график работы.
в) Сотрудникам назначается набор постоянных начислений/удержаний, действующих с некоего периода.
г) Сотрудникам на конкретный период в соответствующих документах рассчитываются и назначаются разовые начисления и удержания, больничные, отпуска и начисления по среднему.
д) По сотрудникам формируются документы «Табель учета рабочего времени», изначально учитывающие графики работ и данные по больничным/отпускам, если таковые были заполнены.
е) Документ «Начисление зарплаты» будет автоматически заполняться согласно данным из вышеперечисленных пунктов.
Для увеличения откройте рис. в новом окне*
При этом нет запрета на полностью ручное заполнение документа «Начисления зарплаты» по любому параметру учета. Однако надо учитывать, что ручные правки «Начисления зарплаты» не влияют прямо на документы и справочники из предыдущих пунктов. Т.е. если в одном месяце исправить оклад сотрудника, но не изменить плановое начисление, то в следующем месяце конфигурация опять предложит именно то число, что было в плановом начислении. И если оно было неверным, то его снова придётся исправлять вручную.
Начисления зарплаты могут влиять друг на друга, и порядок их заполнения и проведения чрезвычайно важен. Скажем, в записях справочника «Начисления» среди прочих настроек имеется режим «Повторное начисление», от которого зависит, как с этим начислением будет работать документ «Начисление зарплаты», когда на одного сотрудника в течение месяца приходится два и более начисления зарплаты. Если выбран режим «за вычетом начисленного», то каждое следующее «Начисление зарплаты» в том же месяце будет уменьшать сумму по начислению на сумму предыдущих проведенных на этот момент.
4. Расчет налогов и взносов в фонды осуществляется также в документе «Начисление зарплаты». Все прочие документы служат лишь для частичной автоматизации этих расчётов. При автоматическом заполнение документа «Начисление зарплаты» конфигурация учитывает выбранные и назначенные для сотрудников вычеты и пособия. Параметры учета налогов и взносов должны быть предварительно настроены для предприятия в разделе «Сотрудники и зарплата», «Настройки учета зарплаты» на закладке «Налоги и взносы с ФОТ».
Пример схемы автоматизации:
а) На закладке «Сотрудники и зарплата» в разделе «Подоходный налог» фиксируется «Заявление на вычет по подоходному налогу» по сотруднику на одного или более детей.
б) При наличии назначенных начислений у сотрудника при заполнении «Начисления зарплаты» на закладке «Подоходный налог» автоматически появится этот вычет, а налог будет рассчитан с его учётом.
5. Поскольку бухгалтерские проводки большая часть зарплатных документов не формируют, данные, необходимые для их взаимосвязи хранятся в специальных регистрах. Информацию об этих движениях обычно можно посмотреть в типовом отчете документа, который так и называется «Движения документа». Именно эти регистры используются в дальнейшем для построения большей части отчётов.
Для увеличения откройте рис. в новом окне*
Так документы «Ведомость в банк» и «Ведомость в кассу» автоматически заполняются на основании регистра «Зарплата к выплате», куда информацию о начисленной зарплате записывают документы «Начисление зарплаты». На практике разница проявляется в том, что при заполнении ведомость возьмёт все суммы, причитающиеся сотрудникам за период ещё не отраженные в ведомостях, сколько бы разных начислений эти суммы ни фиксировали. Нет необходимости создавать отдельную ведомость на основании каждого начисления зарплаты. Тогда как платежное поручение придется как раз делать каждый раз новое, на основании каждой ведомости в банк.
Также при желании можно самостоятельно формировать, оформлять и сохранять разнообразные варианты отчётов пользуясь «Универсальным отчетом», зная в каком регистре, какая информация хранится.
Отдельно следует учесть, что правки бухгалтерских провод никак не влияют на записи в регистрах, а потому только с помощью бухгалтерских операций исправить ошибки, если такие возникнут — невозможно.
6. Реализованная система позволяет учесть зарплату формируемую по разным вариантам (оклада, по часам, по дням и т. д.) но не предполагает ведения в конфигурации штатного расписания организации. Как следствие, например, изменения справочника должностей никак не скажутся на расчёте зарплаты. (Если, конечно, не начать эти должности безоглядно удалять. В этом случае будут проблемы с заполнением табелей.)
7. По результатам ведения учёта формируется отчётность, которую можно разделить на несколько типов.
— Отчёты формируемые непосредственно из документов. Это по большей части печатные формы самих документов.
— Отчёты формируемые на основании зарплатных регистров. Их можно обнаружить на закладке «Сотрудники и зарплата» в разделе «Отчеты».
— Стандартные отчеты, формируемые на основании бухгалтерских проводок. Для зарплаты данные по ним преимущественно даёт документ «Начисление зарплаты».
— Регламентные отчеты установленных форм. Найти их можно на закладке «Учет, налоги, отчетность» в разделе «Отчетность». Большая их часть входит в стандартную поставку ББ и обновляются с выходом новых релизов ИТС, что требует обновления конфигурации поставщиком.
8. Выгрузка данных, необходимых для порталов и сайтов осуществляется по каждому направлению своим образом. Тут всё строго индивидуально. Выгрузка данных по больничным для запроса в фонд делается в самом расчете больничного. Для ПУ-2 и ПУ-3 свои отдельные документы. Для ежегодной выгрузки сведений о доходах физических лиц свой. Более того, эти механизмы могут существенно меняться от версии к версии, поскольку форматы обмена тоже периодически меняются, иногда весьма радикально.
Свяжитесь с нами любым удобным Вам способом для получения консультации по функциональным возможностям продукта Академика Бухгалтерский учет, а также предусмотрена возможность проведения анализа информационной базы посредством удаленного подключения с помощью программы «1-С connect». Время работы сервиса «1-С connect»– с 9:00 до 17:00 в рабочие дни.